Contact
Wil je snel geholpen worden en een goed antwoord op je specifieke vraag? Neem dan contact op met de juiste partij. Hieronder vind je alle benodigde informatie.
Voor notarissen
Neem contact op met de betrokken hypothecair financier. De contactgegevens van de betrokken hypothecair financier vind je in de betreffende ECH-zaak. Daarnaast zijn de contactgegevens gepubliceerd op de informatiepagina van de betreffende financier, bereikbaar via de pagina “Voor notarissen”.
Neem contact op met de servicedesk van je softwareleverancier.
Neem contact op met de servicedesk ECH via info@ech.nl of bel via 070 330 7135.
Voor hypothecair financiers
Neem contact op met de betrokken notaris.
Neem contact op met de functioneel beheerder van jouw organisatie.
Neem contact op met het secretariaat via info@ech.nl of bel via 070 3307111.
Neem contact op met de servicedesk ECH via info@ech.nl of bel met de servicedesk via 070 3307135.
Algemeen
U kunt het bij ECH bekende e-mailadres wijzigen. Het e-mailadres wordt beschikbaar gesteld aan de op ECH aangesloten maatschappijen om contact met u te zoeken over hypotheekdossiers. Daarnaast ontvangt u op dit adres notificaties en herinneringen, tenzij u ervoor kiest om deze uit te schakelen. Let op! Een wijziging van het e-mailadres bij KNB wordt niet automatisch overgenomen bij ECH. Werk het e-mailadres bij ECH daarom altijd handmatig bij.
Wilt u controleren of er nog lopende passeerzaken zijn, waarbij het te verwijderen rekeningnummer is opgegeven? Als dit het geval is, dan is het voor de maatschappijen wenselijk om voor die zaken aan te geven wat het gewenste rekeningnummer moet worden waar de gelden naar overgemaakt kunnen worden.
U kunt onder het e-mailadres het vinkje bij “Voeg directe link toe naar de desbetreffende zaak in de ECH webapplicatie.” uitvinken.
De herinneringsmails krijgt u bij een openstaande taak van “Melden gelden” of “Versturen passeerbevestiging” wanneer de deadline binnenkort gaat verlopen. Een notificatiemail krijgt u bij ieder inkomend bericht dat verstuurd is vanuit de maatschappij. De herinneringen en/of notificaties kunt u los van elkaar aan of uit laten zetten. Momenteel kan dat door een mail naar ECH Servicedesk te sturen. In de toekomst kunt u dit zelf beheren als de functionaliteit onder kantoorinstellingen in de webcliënt is opgeleverd.
Stichting ECH maakt gebruik van de kantoornaam en adresgegevens van notariskantoren zoals opgenomen in de ledenadministratie van de KNB. U hoeft een adreswijziging daarom niet los bij ECH te melden. Adreswijzigingen die zijn opgenomen in de ledenadministratie van de KNB worden uiterlijk de volgende werkdag automatisch verwerkt in ECH. De op ECH aangesloten banken verwerken deze wijzigingen kort daarna in hun eigen administratie.
Zorg er dan voor dat u deze wijziging óók doorvoert bij ECH. De e-mailadressen worden namelijk niet automatisch overgenomen van KNB.
Heeft uw kantoor meerdere vestigingen? Als deze vestigingen zijn opgenomen in de ledenadministratie van de KNB dan zijn deze vestigingen ook bij ECH bekend.
Het is belangrijk om aan te geven hoe u met ECH wilt werken op deze ander vestiging(en). Zo kunt u kiezen voor aparte ECH-aansluiting(en) op deze vestiging(en).
Ontvangt u passeeropdrachten liever op één vestiging? Dan kunt u bij ECH verzoeken om een ‘aansluitnummer’ in te stellen. Hiermee wordt bij hypothecair financiers duidelijk gemaakt dat passeerzaken moeten worden verstuurd aan de ECH-aansluiting die u prefereert.
Ontvangt u regelmatig passeeropdrachten buiten ECH? Dan kan het zijn dat het aansluitnummer nog niet is ingesteld bij uw nevenvestiging. Neem in dat geval contact op met de Servicedesk van ECH.
Stichting ECH ziet wettelijk erkende feestdagen niet als werkdagen. Deze dagen tellen niet mee als werkbare dag voor het bepalen van de deadline. Het gaat om de volgende dagen:
Door het wettelijk besluit gelijkstelling wordt vrijdag 30 mei 2025 binnen het Notariaat als een vrije dag beschouwd en telt daarmee ook niet mee in de bepaling van de deadline.
Binnen ECH is het mogelijk een bijlage te versturen (van en naar hypothecair financiers). Bij het versturen van deze bijlage is de standaard bestandstypen PDF. Dit bestandstype wordt door alle hypothecair financiers ondersteund.
Enkel ASN Bank, BLG Wonen, RegioBank, RNHB & ASN Bank (voorheen SNS) ondersteunen ook de afwijkende bestandstypen:
Bij schorsing van een notaris of ontzetting uit het ambt zorgt de rechter voor een waarnemer. Hiermee wordt de continuïteit van de notariële dienstverlening gegarandeerd, ook in lopende (hypotheek-)dossiers.
Informatie over schorsingen en ontzettingen is op de publiekswebsite van de KNB in een actueel overzicht beschikbaar: https://www.notaris.nl/page/het- opvolgersarchief. De waarnemend notaris is het eerste aanspreekpunt bij vragen over lopende dossiers.
Een schorsing dan wel ontzetting heeft geen gevolgen voor de ECH aansluiting. ECH kent overigens geen aangesloten notarissen, maar notariskantoren. Zolang de vestiging in het register voor het notariaat (dat wordt bijgehouden door de KNB) als ‘actief’ wordt aangemerkt, blijft de aansluiting in ECH ook ‘open’ staan. ECH zal zelf een aansluiting niet sluiten, dat kan alleen als de waarnemer daar een valide reden voor heeft en om verzoekt.
Omdat de notariële dienstverlening gegarandeerd is door benoeming van een waarnemer, met inbegrip van de verzekering van diens werkzaamheden, is er geen verhoogd risico bij de uitboeking van gelden.
Stichting ECH controleert niet de herkomst van hypotheekgelden. Regelmatig ontvangt ECH vragen van notarissen over de eisen die ECH stelt aan de hypothecair financiers die van het ECH-platform gebruik maken.
ECH faciliteert het berichtenverkeer tussen hypothecair financiers en het notariaat zonder een oordeel te vormen over de financiering of de herkomst van gelden. Net als bij hypotheekdossiers die buiten ECH worden afgehandeld, blijft u ook bij ECH- dossiers volledig verantwoordelijk voor de controles op dossierinhoud en voor de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
De op ECH aangesloten financiers vallen niet per definitie onder DNB- en/of AFM- toezicht dan wel de Wwft. Dit heeft mogelijk gevolgen voor de Wwft controles die u moet uitvoeren.
Aan de dienstverlening van ECH worden steeds strengere wettelijke eisen gesteld. Dit heeft enerzijds te maken met de privacygevoelige gegevens waarmee gewerkt wordt. En anderzijds speelt ook de Europese AVG- privacywetgeving, internationaal bekend als GDPR, daarin een rol.
ECH als postbode, niet als archief Stichting ECH stelt zich daarom zoveel mogelijk op als postbode en niet als (extra) archiefmogelijkheid. Berichten worden daarom niet langer bewaard dan nodig is. Alle zaken die zes maanden of langer geleden zijn afgerond én alle inactieve zaken waar al langer dan een jaar geen activiteit op is uitgevoerd, worden daarom maandelijks opgeschoond.
Stichting ECH raadt daarom aan om de uitgewisselde berichten en documenten direct na afronding van een zaak zelf op te slaan in pdf-vorm. In verband met de bewijslast, adviseert Stichting ECH om in ieder geval de berichten ‘passeeropdracht’ (en eventuele aanvullingen daarop) en ‘aflosnota’ van elk dossier te bewaren. Tot slot raden we ook aan om de door maatschappijen afgegeven volmachten zorgvuldig te bewaren.
Notariskantoren die ECH gebruiken via een softwarepakket doen er goed aan om bij de softwareleverancier na te vragen of en welke berichten automatisch worden opgeslagen. Gebruikers van de webcliënt kunnen zaken in hun geheel downloaden.”
Aan de dienstverlening van ECH worden steeds strengere wettelijke eisen gesteld. Dit heeft enerzijds te maken met de privacygevoelige gegevens waarmee gewerkt wordt. En anderzijds speelt ook de Europese AVG-privacywetgeving, internationaal bekend als GDPR, daarin een rol.
Stichting ECH treedt op als ‘postbode’, niet als archief. Dat betekent dat via ECH uitgewisselde berichten en bijlagen slechts tijdelijk worden bewaard:
Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het duurzaam bewaren van berichten en documenten, bijvoorbeeld voor bewijslast of wettelijke bewaarplichten. ECH adviseert met nadruk om álle berichten en bijlagen per zaak lokaal op te slaan. Minimaal te bewaren zijn:
Let op: in de algemene voorwaarden van ECH is opgenomen dat de opgeslagen berichten door deelnemers als dwingend bewijs gelden, tenzij anders bewezen.