Zo ging Nestr Smart Finance live op het mid office platform van LendLeap

Nestr Smart Finance, hypothecair financier voor verhuurd vastgoed, is de eerste klant die live ging op het mid office platform van LendLeap, leverancier van software voor het verwerken van vastgoedfinancieringen. Een mooi moment om te praten over het traject ernaartoe. Welke keuzes zijn er gemaakt in de inrichting, hoe is de samenwerking ervaren en waarom is ervoor gekozen om ECH direct vanaf de start mee te nemen in het proces? In dit gesprek blikken we met beide partijen terug op de implementatie, de rol van ECH daarin en wat dat in de praktijk betekent voor hun manier van werken.

Niet achteraf koppelen, maar vanaf het begin goed neerzetten

Voor de betrokken organisaties stond één ding vast: ECH is geen toevoeging achteraf, maar een fundament waar je op verder wilt bouwen. ‘Voor ons is het eigenlijk een must om met ECH te werken’, zegt Floris Pierik, co-founder & head of operations bij LendLeap. ‘Als je dat niet doet, ga je weer terug naar hoe het vroeger ging: mailen, losse processen. Dat wil je, ook met het oog op veilige communicatie in verband met privacy (AVG), gewoon niet meer.’ Die keuze hangt samen met hoe de organisatie naar software kijkt. ‘Wij geloven er heel sterk in dat je niet zelf het wiel opnieuw moet uitvinden. Wij bouwen mid office software. ECH is de standaard in de markt voor communicatie met notarissen. Dan ga je dat niet zelf bouwen, maar koppel je met de beste partij.’

Van praktijkfrustratie naar een andere manier van bouwen

De aanleiding voor de overstap naar een nieuw mid office lag niet alleen in techniek, maar vooral in hoe systemen in de praktijk werken. ‘Wat je vaak ziet, is dat systemen gebouwd worden op basis van een wensenlijst, die vervolgens door IT wordt vertaald’, zegt Floris. ‘Maar daar gaat vaak gebruiksvriendelijkheid verloren.’ En dat merk je in het dagelijks werk. Processen worden omslachtig, handelingen stapelen zich op en het kost onnodig veel tijd.  ‘We besparen nu ongeveer 60% van de tijd, doordat het logischer en sneller werkt. Het is echt vanuit de gebruiker opgebouwd.’ Ook Arnold van Hengstum, co-owner en CCO bij Nestr Smart Finance herkent dat. ‘Wat je in de praktijk ziet, is dat acceptanten veel tijd kwijt zijn aan administratieve stappen’, zegt hij. ‘Data vastleggen, controleren, overzetten. Dat moet allemaal gebeuren, maar het moet je werk niet domineren.’ En daar helpt de combinatie van een goed ingericht mid office en ECH volgens hem. ‘Het zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan randzaken en meer tijd kunt besteden aan de inhoud.’

‍

Implementeren zonder ruis: korte lijnen en duidelijkheid

‍De implementatie zelf verliep opvallend soepel, zeker gezien de context. ‘Het was de snelste implementatie ooit, gaf ECH aan over de implementatie’, zegt Floris. ‘En dat terwijl we met een nieuwe versie werkten.’ Wat daarbij hielp, was de manier van samenwerken. ‘Goede communicatie, korte lijntjes en duidelijke vereisten. We wisten precies wat we moesten doen.’ Ook het werken met een vast team maakte verschil. ‘Je hebt vaste contactpersonen, dus je hoeft niet steeds opnieuw je verhaal te doen. Dat houdt het overzichtelijk.’ Zoals bij elke implementatie, dus ook hier bij de ECH-koppeling, kwamen er wel aandachtspunten naar voren. ‘Als er snel wordt gereageerd op issues, hier specifiek rondom Vestigen 5.0, en je goede terugkoppeling krijgt, dan is dat niet erg. En dat was hier het geval’, aldus Floris. ‘Er werden overigens geen fouten gemaakt, het ging om van die typische kinderziektes die horen bij een nieuwe versie.’

De impact zit in de hele keten, niet in één systeem

De meerwaarde van ECH zit niet alleen bij de gebruiker van het systeem, maar in de hele keten. ‘Ik denk dat het uiteindelijk iedereen helpt’, zegt Arnold. ‘Ook de notaris.’ Hij schetst het verschil met de oude situatie. ‘Als informatie via losse kanalen binnenkomt, moet iemand dat handmatig verwerken. Dat kost tijd en is foutgevoelig. Met ECH komt het direct in het systeem van de notaris.’ Voor de eindklant blijft dat grotendeels onzichtbaar, maar het effect is er wel. ‘Die wil gewoon dat het soepel gaat bij de notaris’, zegt Floris. ‘Alles wat wij als keten, met elkaar doen draagt daaraan bij.’  

Daarnaast speelt voor Nestr Smart Finance ook de verantwoordelijkheid richting investeerders een belangrijke rol. ‘Wij moeten op dagelijkse basis informatie kunnen teruggeven aan onze investeerders die onze hypotheekportefeuilles kopen', legt Arnold uit. ‘Dan moet je data gewoon kloppen. Niet alleen dat een dossier is goedgekeurd, maar ook hoe het is opgebouwd en vastgelegd.’ Dat vraagt om systemen die ondersteunen en consistent registreren. ‘Als je dat niet goed inricht, krijg je daar later last van. Dan moet je dingen gaan herstellen die je aan de voorkant had kunnen voorkomen.’

Een mid office dat anders is ingericht, werkt ook anders samen

De samenwerking met ECH sluit aan op hoe LendLeap het mid office heeft gebouwd. ‘Wij zijn volledig opnieuw begonnen, zonder legacy’, zegt Floris. ‘En we werken API-first. We willen koppelen met de beste partijen in de markt.’ Dat zorgt voor een andere dynamiek dan traditionele systemen. ‘Veel partijen willen alles zelf doen. Wij kiezen bewust voor samenwerking met de sterkste partijen per domein.’ Voor Nestr Smart Finance betekent dat vooral flexibiliteit. ‘Wij kunnen bijvoorbeeld zelf instellingen aanpassen’, zegt Arnold. ‘We hoeven niet te wachten op de reactie van LendLeap in dit geval. Dat brengt snelheid, eigen regie en daarmee rust.’

Vooruitkijken: automatisering komt sneller dan gedacht

De manier waarop systemen nu worden ingericht, bepaalt ook wat er straks mogelijk is. 'Ik ben ervan overtuigd dat het hypotheekproces uiteindelijk grotendeels of zelfs volledig geautomatiseerd wordt. Acceptanten worden ingezet waar zij het verschil maken, niet voor administratief werk dat nooit hun kerntaak was’, zegt Floris. ‘Dat gebeurt veel sneller dan mensen nu denken.’ De basis daarvoor ligt nu al in de inrichting. ‘Als je data goed vastlegt en processen strak inricht, kun je stappen automatiseren. Dat begint bij je mid office en bij hoe je samenwerkt in de keten.’

Samenwerking als uitgangspunt, niet als bijproduct

Wat dit traject vooral laat zien, is dat digitalisering niet alleen draait om technologie, maar om keuzes die je aan de voorkant maakt. ECH vanaf het begin meenemen is er daar één van, omdat dit een logische keuze is als je de keten in zijn geheel serieus neemt. Of zoals Floris het krachtig samenvat: ‘Ik heb de samenwerking met ECH als professioneel, snel, vakinhoudelijk sterk, resultaatgericht en soepel ervaren.’