ECH - De basisprincipes (2)

Vaste berichtvolgorde met deadlines: rust en ruimte

Een van de principes die binnen ECH gelden is dat de berichten in een vaste volgorde gestuurd worden en dat duidelijk is wanneer een volgend bericht verwacht kan worden. Het ECH-proces kenmerkt zich door de vaste berichtvolgorde die is gebaseerd op zogenaamde “deadlines” voor de wederpartij waarvan een bericht wordt verwacht. Deadlines zijn geïntroduceerd om beide partijen (notaris en maatschappij) voldoende gelegenheid te geven hun werkzaamheden uit te voeren en inzichtelijk te maken wanneer een reactie verwacht mag worden.

‍

Een vaste berichtvolgorde met duidelijke deadlines brengt rust en overzicht. Elke partij weet wie aan zet is en wanneer, waardoor misverstanden verdwijnen. Doorlooptijden worden voorspelbaar en dossiers blijven niet liggen, omdat het proces vanzelf doorloopt. Bovendien scheelt het een hoop handmatig rappelleren: het systeem bewaakt de voortgang, zodat mensen daar minder energie aan kwijt zijn. Dat maakt werken efficiënter én betrouwbaarder, en zorgt voor heldere verwachtingen richting klanten en partners. Zo’n structuur verhoogt ook de kwaliteit van het werk. Informatie wordt stap voor stap logisch opgebouwd, fouten nemen af en het is altijd zichtbaar waar een proces staat en waar eventuele vertraging zit. Dat maakt bijsturen makkelijker en helpt bij verantwoording en verbetering. Tegelijk wordt het proces minder afhankelijk van individuele personen: nieuwe mensen kunnen snel instappen en het systeem helpt automatisch bij prioriteren en opvolgen. Kortom, minder chaos, minder gedoe en meer grip op het geheel.

‍

Notarissen kunnen ECH-herinneringmails ontvangen over naderende deadlines. Alle gebruikers van ECH hebben inzichtelijk wanneer een deadline nadert. Goed te weten is dat deadlines in ECH niet dwingend zijn in die zin dat het systeem gaat blokkeren. Berichten kunnen altijd worden verzonden mits de volgordelijkheid in acht wordt genomen. Hiermee blijft het mogelijk om een zaak met spoed af te handelen.

‍

Gebruikers van ECH bij zowel maatschappijen als notarissen kunnen elkaar erop aanspreken als zij zich niet aan de deadlines houden. Vanuit ECH is het daarom niet de bedoeling om eigen specifieke deadlines te hanteren. Dat kan ook niet. ECH wil zich profileren als een branchestandaard. Deadlines zijn tot stand gekomen vanuit de grootste gemeenschappelijke deler tussen maatschappijen en notariskantoren en daarom voor alle gebruikers een vereisten om aan te voldoen.