Customer journey notaris en adviseur: samen naar een soepeler proces

Customer journey notaris en adviseur: samen naar een soepeler proces

De afgelopen periode hebben ECH en HDN samen met notarissen, adviseurs en softwareleveranciers drie customer journey sessies georganiseerd. Het doel was het volledige proces rondom de aankoop en financiering van een woning beter te begrijpen en te onderzoeken waar de samenwerking in de keten, tussen adviseur en notaris, slimmer en efficiënter kan.

Tijdens deze sessies werd stap voor stap gekeken naar de huidige praktijk. Waar loopt het goed, waar ontstaan knelpunten en waar liggen kansen om het proces voor alle betrokkenen en vooral voor de klant te verbeteren? De gesprekken leverden waardevolle inzichten op en maakten duidelijk dat notarissen en adviseurs in de kern hetzelfde doel hebben: een voorspelbaar, soepel en klantvriendelijk traject richting het passeren van de akte.

‍

Inzicht in elkaars proces

Een belangrijk resultaat van de sessies is het inzicht in elkaars werkwijze. Door samen het proces in kaart te brengen werd duidelijk dat professionals in de keten vaak met dezelfde informatie werken, maar deze niet altijd op hetzelfde moment of via dezelfde route ontvangen. Daardoor worden werkzaamheden soms dubbel uitgevoerd of moet informatie meerdere keren worden opgevraagd bij de klant.  

Ook werd duidelijk dat notarissen regelmatig pas laat in het traject betrokken worden. Daardoor ontstaat er vlak voor het passeren een piek aan werkzaamheden en informatie-uitwisseling. Terwijl veel informatie, zoals de financieringsopzet of details over eigen middelen, vaak al vroegtijdig beschikbaar is bij de adviseur.  

‍

De kracht van eerder communiceren

De belangrijkste conclusie uit de sessies is duidelijk: wanneer adviseur en notaris eerder in het proces informatie met elkaar delen, ontstaat er meer rust en overzicht in het dossier.

Door samen te werken kan de adviseur de notaris al vroeg in het traject betrekken. Dankzij de koppeling kunnen de adviseur en notaris over de correcte en actuele gegevens van elkaar beschikken. Informatie over de financieringsconstructie, een eventuele waarborgsom en een mogelijke samenlevingsovereenkomst wordt tijdig gedeeld, zodat de notaris het dossier kan voorbereiden.  Door al vroeg inzicht te hebben in de financieringsopzet of relevante documentatie kan de notaris tijdig voorbereidingen treffen, zoals het starten van noodzakelijke (Wwft-) controles en het betrekken van derden. Dit voorkomt last-minute werk, verkleint de kans op verrassingen en helpt om de planning richting het passeren beter te bewaken. Daarbij helpt tijdige communicatie om verwachtingen beter te managen. Zowel adviseur als notaris hebben eerder zicht op de status van het dossier, waardoor vragen sneller worden beantwoord en onzekerheden voor de klant worden verminderd. Zo kunnen zij de gezamenlijke klant beter ontzorgen.

‍

“Ik ben ervan overtuigd dat wanneer wij vanuit het notariaat eerder in het proces de communicatie met de adviseur kunnen oppakken, dit een fantastische stap zal zijn waarmee het proces efficiënter en klantvriendelijker wordt. Ik denk dat het platform van Stichting ECH daar uitermate geschikt voor is.”, aldus Marissa van den Berg-Bouman - deelnemer aan de sessies en notarieel medewerker bij notariskantoor Bijdorp Barendrecht.

‍

Samen bouwen aan een betere keten

De sessies laten zien dat er veel winst te behalen valt door informatie-uitwisseling beter te structureren, te standaardiseren en te digitaliseren. Wanneer professionals eerder over dezelfde informatie beschikken, wordt het proces transparanter, efficiënter en voorspelbaarder. Dat leidt tot minder herstelacties, minder handmatig werk en uiteindelijk een soepeler verloop van dossiers. De sessies hebben daarmee niet alleen waardevolle inzichten opgeleverd, maar vooral laten zien hoeveel potentie er ligt in nauwere samenwerking tussen adviseurs en notarissen. Door eerder met elkaar in gesprek te gaan en informatie tijdig te delen maken we samen het verschil in de keten.

Voor de klant betekent dit vooral één ding: een rustiger traject bij misschien wel de grootste aankoop in hun leven.

‍