ECH schoont op
Ook aan de dienstverlening van ECH worden steeds strengere wettelijke eisen gesteld. Dit heeft enerzijds te maken met de privacygevoelige gegevens waarmee gewerkt wordt. En anderzijds speelt ook de Europese AVG-privacywetgeving, internationaal bekend als GDPR, daarin een rol.
ECH als postbode, niet als archief
Stichting ECH stelt zich daarom zoveel mogelijk op als postbode en niet als (extra) archiefmogelijkheid voor het notariaat. Berichten worden daarom niet langer bewaard dan nodig is. Alle zaken die zes maanden of langer geleden zijn afgerond én alle inactieve zaken waar al langer dan een jaar geen activiteit op is uitgevoerd, worden daarom maandelijks opgeschoond.
Aan de slag met het archief
Stichting ECH raadt aan om na te gaan of alle oude zaken (digitaal) zijn gearchiveerd. Voor nieuwe zaken adviseren we deze direct na afronding zelf op te slaan in pdf-vorm. In verband met de bewijslast, adviseert Stichting ECH om in ieder geval de berichten ‘passeeropdracht’ (en eventuele aanvullingen daarop) en ‘aflosnota’ van elk dossier te bewaren. Tot slot raden we ook aan om de door maatschappijen afgegeven volmachten zorgvuldig te bewaren.
Software óf webcliënt
Notariskantoren die ECH gebruiken via een softwarepakket doen er goed aan om bij de softwareleverancier na te vragen of en welke berichten automatisch worden opgeslagen. Gebruikers van de webcliënt kunnen zaken in hun geheel downloaden. Een handleiding daarvoor staat in hoofdstuk 8 van de handleiding voor de webcliënt.