ECH schoont op

Vanaf 21 mei 2015 is Stichting ECH begonnen met het opschonen van alle afgeronde en niet afgeronde zaken die vijf jaar of ouder zijn. In verband met eventuele bewijslast wordt notarissen geadviseerd op tijd hun archief op orde te maken. In oktober 2015 worden ook de zaken verwijderd die zes maanden of langer geleden zijn afgerond en alle inactieve zaken waar al langer dan een jaar geen activiteit op is geweest. Vanaf oktober wordt iedere maand op dezelfde wijze opgeschoond.

Aan de dienstverlening van ECH worden, in verband met privacy gevoelige gegevens, steeds strengere wettelijke eisen gesteld. Hierdoor moet ECH zich nog meer opstellen als postbode en mogen berichten niet langer dan nodig is, worden bewaard. Uit onderzoek van ECH is echter gebleken dat ongeveer 30 procent van de notariskantoren ECH als archief gebruikt. Dit is nu niet meer mogelijk. Sinds 1 april 2015 worden er andere bewaartermijnen gehanteerd.

Archief

Stichting ECH raadt aan om na te gaan of alle oude zaken zijn gearchiveerd: uitgeprint of digitaal. Nieuwe zaken kunnen direct na afronding worden opgeslagen. Stichting ECH adviseert, in verband met de bewijslast, om in ieder geval de berichten ‘passeeropdracht’ (en eventuele aanvullingen daarop) en ‘aflosnota’ in elk dossier te bewaren. Daarnaast raden wij aan de door maatschappijen gegeven volmachten te bewaren.

Software of internetapplicatie

Voor kantoren die ECH gebruiken via een softwarepakket is het raadzaam om bij de softwareleverancier na te vragen of en welke berichten automatisch worden opgeslagen. Gebruikers van de ECH-internetapplicatie kunnen zaken in zijn geheel downloaden. Een handleiding daarvoor staat in hoofdstuk 8 van de handleiding voor de internetapplicatie.

Meer informatie: Servicedesk ECH: 070 3307135