Bewijsvoering en bewaaradvies

BEWIJSKRACHT ECH-BERICHTEN

Door het aangaan van een schriftelijke toetredingsovereenkomst is elke deelnemer gebonden aan de Algemene Voorwaarden ECH. In de Algemene Voorwaarden is het volgende opgenomen over de bewijskracht van berichten:

  • De schriftelijke vastlegging of reproductie door deelnemers van de binnen ECH ontvangen berichten, dan wel overige binnen ECH vastgelegde gegevens, levert tussen deelnemers dwingend bewijs op, behoudens tegenbewijs.
  • Stichting ECH zal zorgdragen voor logging en registratie van verkeersgegevens.

 

BEWAARTERMIJN ECH-BERICHTEN

Via ECH uitgewisselde berichten en bijlagen worden door ECH, met het oog op de privacy, niet langer bewaard dan nodig. Dit houdt in dat berichten en eventuele bijlagen:

  • in afgeronde zaken 6 maanden na het versturen van het laatste bericht* automatisch verwijderd worden. Onder laatste bericht wordt verstaan: akkoord royement, passeerbevestiging (voorheen bewaardersverklaring) en stoppenbericht;
  • in zaken die nog niet afgerond zijn, maar waarin geen activiteit** meer plaatsvindt, 1 jaar na de laatste activiteit automatisch verwijderd worden. Onder activiteit wordt verstaan: het versturen van een bericht en/of het lezen van een ongeopend bericht.

Gedurende 6 maanden na de verwijdering van berichten kunnen de verkeersgegevens (logging) tegen kostprijs door deelnemers worden opgevraagd; na die periode worden ook deze gegevens verwijderd.

EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID/BEWAARADVIES

Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor een duurzame opslag van gegevens voor het leveren van bewijs of het vervullen van wettelijke bewaarplichten.

Als u via uw softwarepakket met ECH werkt, kunt u bij uw softwareleverancier navragen of en op welke manier automatische opslag van gegevens in ECH geregeld is.

Als u met de ECH internetapplicatie werkt, dient u zélf zorg te dragen voor opslag. Om dit te vereenvoudigen, is een aantal voorzieningen in de ECH internetapplicatie gecreëerd:

  • Na het versturen van het bericht ‘Passeerbevestiging’ of na het ‘stoppen’ bericht krijgt u een pop-up te zien, waarbij u de optie heeft om de zaak te downloaden.
  • In het menu ‘Extra’ kunt u ten alle tijden, zowel tijdens de looptijd van een zaak als na afronding van een zaak een zaak downloaden. Als u op “Download ECH zaak” klikt, krijgt u vervolgens een zip-bestand met alle berichten en bijlagen uit de betreffende zaak. Deze dient u vervolgens zelf lokaal te archiveren.

Stichting ECH adviseert om alle in een ECH-zaak uitgewisselde berichten en bijlagen te bewaren. Notarissen kunnen er voor kiezen om hun dossiers in papierenvorm of digitaal te archiveren. Indien zij dit digitaal doen, is er echter wel een aantal eisen waaraan dit digitale archief moet voldoen.