Bewijsvoering en bewaaradvies

Bewijzen & Bewaren

• Stichting ECH controleert berichten niet inhoudelijk.
• Berichten worden niet langer bewaard dan nodig.
• De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor een duurzame opslag van gegevens voor zover noodzakelijk voor het leveren van bewijs of het vervullen van wettelijke bewaarplichten.
• De berichten zelf worden gerangschikt naar dossier en worden tot een jaar na het versturen van het laatste bericht in de zaak bewaard.
• Onder laatste bericht wordt verstaan: akkoord royement, bewaardersverklaring en stoppenbericht.
• Gedurende de wettelijke bewaartermijn kunnen de verkeersgegevens (logging) door deelnemers tegen kostprijs worden opgevraagd; na die periode worden de gegevens vernietigd.

De KNB adviseert om in ieder geval de berichten 'passeeropdracht' (en eventuele aanvullingen daarop) en 'aflosnota' in het  dossier te bewaren. Daarnaast moeten de door de maatschappijen gegeven volmachten bewaard worden. Omdat alle termijnen, waaronder ook de bewaartermijn door ECH, gerelateerd zijn aan de passeerdatum wordt ook geadviseerd het bericht 'passeerdatum' te bewaren. Notarissen kunnen er voor kiezen om hun dossiers in papierenvorm of digitaal te archiveren. Indien zij dit digitaal doen, zijn er echter wel een aantal eisen waaraan dit digitale archief moet voldoen. Klik hier voor meer informatie.