ECH: opruimen oude zaken

Stichting ECH is momenteel bezig met het voorbereiden van een opschoning van oude zaken. Tot op heden zijn alle zaken bewaard die vanaf het begin van ECH zijn verstuurd. Stichting ECH wil geen data opslaan als die niet langer noodzakelijk is. ECH wil daarom jaarlijks de oude zaken schonen. Dit jaar zal deze schoning voor het eerst plaatsvinden. Onderstaand treft u in het kort aan wat deze opschoning inhoudt en voor u betekent:

Wat wordt verwijderd?

• Alle berichten en informatie van zaken die langer dan een jaar geleden zijn afgerond of gestopt.

Wanneer is een zaak afgerond of gestopt?

Een ECH zaak wordt als afgerond of gestopt beschouwd als: het laatste bericht is verstuurd. Onder laatste bericht verstaan we:

        1. Voor een passeerzaak: bewaardersverklaring en stoppenbericht
        2. Voor een afloszaak: akkoord royement en stoppenbericht. 

Wat wordt bewaard?

• Alle berichten en informatie van zaken die actief zijn, ook al zijn ze langer dan een jaar geleden gestart.
• Alle berichten en informatie van zaken die korter dan een jaar geleden zijn afgerond of gestopt.
• De verkeersgegevens van alle berichten, ook de berichten die verwijderd worden. NB: Verkeersgegevens bevatten informatie over het bericht die aangegeven aan wie welke deelnemer, welk bericht, wanneer heeft gestuurd in welke zaak. Hierin staat geen berichtinhoudelijke informatie.

Wat betekent dit voor u?

• Heeft u de relevante zaken van ECH dossiers in uw eigen archief bewaard? Dan hoeft u geen extra maatregelen te nemen.

 Stichting ECH adviseert alle aangesloten partijen om informatie van zaken die langer dan een jaar geleden afgerond of gestopt zijn te bewaren in het eigen archief. Ga dus tijdig na of uw administratie is bijgewerkt. Na de opschoning is het niet meer mogelijk om oude zaken op te vragen. Deelnemers van ECH zijn zelf verantwoordelijk voor het archiveren van ECH-berichten. Voor meer informatie over het bewaaradvies van de KNB klikt u hier.

• Heeft u alle berichten van afgeronde en gestopte zaken gelezen? Dan hoeft u geen extra maatregelen te nemen.

Stichting ECH adviseert alle aangesloten partijen om niet gelezen berichten van zaken die ouder zijn dan een jaar en wel afgerond zijn, alsnog te openen, te lezen en te archiveren. Let op! Ongeopende berichten in een zaak, die langer dan een jaar geleden is afgerond, worden ook verwijderd! Ga dus tijdig na of uw administratie is bijgewerkt. Na de opschoning is het niet meer mogelijk om oude zaken op te vragen.

•  Heeft u de bewaardersverklaring in gepasseerde zaken verstuurd? Dan hoeft u geen extra maatregelen te nemen.

 Stichting ECH vraagt alle aangesloten partijen om de bewaardersverklaring op tijd te versturen. Er is tussen notariskantoren en hypotheekverstrekkers afgesproken dat dit bericht binnen 14 dagen na passeren verstuurd zal worden. Heeft u de bewaardersverklaring in een gepasseerde zaak nog niet verstuurd? Dan zal de zaak niet als afgerond worden beschouwd. De zaak zal blijven staan in uw overzicht van ECH zaken. Stichting ECH vraagt u de bewaardersverklaring alsnog te versturen. Door de bewaardersverklaring te versturen wordt de zakenlijst met al uw zaken overzichtelijker en sneller.

• Heeft u op een van bovenstaande vragen ‘Nee’ geantwoord? Dan vragen wij u de komende vier weken, dus vóór 1 oktober, uw zaken alsnog te archiveren, uw berichten te lezen en/of de bewaardersverklaring in een zaak te versturen.
  

• Wanneer worden de oude zaken opgeruimd? De schoning zal begin oktober plaatsvinden. Wij zullen u nog informeren over de exacte datum.

Mocht u vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de KNB helpdesk via 070-3307135 of via helpdesk@knb.nl